Polityka Prywatności Spełnione Wakacje Travel

1. Postanowienia ogólne

1.1. Niniejsza Polityka Prywatności określa zasady przetwarzania i ochrony danych osobowych przez Spełnione Wakacje Travel (dalej: „Spółka”, „my”), działającą w branży turystycznej na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej.

1.2. Administratorem danych osobowych jest Spełnione Wakacje Travel z siedzibą w Polsce (dalej: „Administrator”). Dane kontaktowe Administratora mogą być udostępnione klientowi przy zawieraniu umowy lub na oficjalnych materiałach informacyjnych Spółki.

1.3. Przetwarzanie danych osobowych odbywa się zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, w szczególności z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 (RODO) oraz właściwymi ustawami prawa polskiego.

2. Zakres przetwarzanych danych osobowych

2.1. W związku z działalnością w sektorze turystycznym możemy przetwarzać następujące kategorie danych osobowych:

• dane identyfikacyjne: imię, nazwisko, numer PESEL (jeśli wymagany), data urodzenia,
• dane kontaktowe: adres e‑mail, numer telefonu, adres zamieszkania lub korespondencyjny,
• dane dotyczące dokumentów podróży: numer i seria dowodu osobistego lub paszportu, data ważności, kraj wydania (jeśli wymagane dla realizacji usługi),
• dane związane z płatnościami: podstawowe dane o płatności (np. numer rachunku bankowego, informacje o dokonaniu płatności); w przypadku płatności kartą szczegółowe dane karty co do zasady są przetwarzane przez zewnętrznego operatora płatności,
• dane dotyczące rezerwacji i usług turystycznych: informacje o wybranej ofercie, terminie wyjazdu, preferencjach dotyczących podróży, zakwaterowania i usług dodatkowych,
• dane szczególnej kategorii (wrażliwe), np. informacje o stanie zdrowia niezbędne do realizacji określonych usług turystycznych (dieta, niepełnosprawność, ograniczona mobilność), wyłącznie za wyraźną zgodą osoby, której dane dotyczą.

2.2. Podanie danych osobowych jest dobrowolne, jednak w wielu przypadkach niezbędne do zawarcia i realizacji umowy o świadczenie usług turystycznych. Odmowa ich podania może uniemożliwić skorzystanie z naszych usług.

3. Cele i podstawy prawne przetwarzania danych

3.1. Dane osobowe mogą być przetwarzane w następujących celach:

(a) Zawarcie i wykonanie umowy turystycznej

• zakładanie i obsługa rezerwacji,
• przygotowanie oferty, potwierdzeń wyjazdu, voucherów i innych dokumentów podróży,
• kontakt operacyjny związany z wyjazdem. Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO (niezbędność do wykonania umowy).

(b) Wypełnienie obowiązków prawnych

• wystawianie i przechowywanie dokumentów księgowych,
• realizacja obowiązków wynikających z przepisów turystycznych, podatkowych i innych przepisów krajowych oraz unijnych,
• rozpatrywanie reklamacji. Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. c RODO (obowiązek prawny).

(c) Uzasadniony interes Administratora

• dochodzenie i obrona przed roszczeniami,
• zapewnienie bezpieczeństwa organizowanych wyjazdów,
• prowadzenie analiz biznesowych i statystycznych (w formie zanonimizowanej lub zminimalizowanej),
• wewnętrzna administracja i zarządzanie usługami. Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes Administratora).

(d) Działania marketingowe

• przesyłanie informacji handlowych i ofert specjalnych dotyczących usług turystycznych Spółki,
• newsletter, powiadomienia o nowych produktach i promocjach,
• dopasowywanie oferty do preferencji klienta w oparciu o historię współpracy (profilowanie marketingowe – bez wywoływania skutków prawnych lub w podobny sposób istotnie wpływających na osobę). Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. a RODO (zgoda) lub art. 6 ust. 1 lit. f RODO (uzasadniony interes Administratora – w zakresie dozwolonym przepisami, np. marketing usług własnych).

(e) Przetwarzanie danych szczególnych kategorii (wrażliwych)

• organizacja podróży wymagających uwzględnienia stanu zdrowia, szczególnych potrzeb żywieniowych lub zdrowotnych. Podstawa prawna: art. 9 ust. 2 lit. a RODO (wyraźna zgoda) lub inne przesłanki przewidziane w RODO, jeżeli mają zastosowanie.

4. Odbiorcy danych osobowych

4.1. W związku z realizacją usług turystycznych dane osobowe mogą być udostępniane następującym kategoriom odbiorców:

• przewoźnikom (linie lotnicze, autokarowe, kolejowe, promowe),
• hotelom, obiektom noclegowym, biurom lokalnym i rezydentom,
• ubezpieczycielom i pośrednikom ubezpieczeniowym,
• operatorom płatności oraz bankom,
• podmiotom świadczącym usługi IT, hostingowe, serwisowe i pomoc techniczną,
• biurom rachunkowym, doradcom prawnym, podatkowym i innym profesjonalnym doradcom,
• podmiotom uprawnionym na podstawie przepisów prawa (np. organom administracji publicznej).

4.2. Odbiorcy danych zobowiązani są do zapewnienia odpowiedniego poziomu bezpieczeństwa danych oraz do ich przetwarzania zgodnie z obowiązującymi przepisami.

5. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy (EOG)

5.1. W sytuacji, gdy realizacja usług turystycznych wymaga przekazania danych osobowych do państw trzecich (poza EOG), w szczególności do hoteli, przewoźników lub partnerów lokalnych działających poza EOG, przekazanie to może nastąpić wyłącznie:

• na podstawie decyzji stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony wydanej przez Komisję Europejską, lub
• z zastosowaniem odpowiednich zabezpieczeń, takich jak standardowe klauzule umowne, lub
• w innych przypadkach przewidzianych w RODO (np. niezbędność do wykonania umowy na rzecz osoby, której dane dotyczą).

5.2. Osoba, której dane dotyczą, może uzyskać informację o stosowanych zabezpieczeniach oraz kopię stosowanych mechanizmów, kontaktując się z Administratorem.

6. Okres przechowywania danych

6.1. Dane osobowe są przechowywane przez okres niezbędny do realizacji celów, dla których zostały zebrane, w szczególności:

• przez czas trwania umowy i realizacji usług turystycznych,
• przez okres wymagany przepisami prawa (m.in. przepisy podatkowe, rachunkowe, turystyczne),
• przez okres przedawnienia ewentualnych roszczeń wynikających z umowy.

6.2. Dane przetwarzane na podstawie zgody będą przechowywane do momentu jej wycofania, chyba że wcześniejsze usunięcie danych nie będzie możliwe ze względu na obowiązek prawny lub uzasadniony interes Administratora (np. obrona przed roszczeniami).

7. Prawa osób, których dane dotyczą

7.1. Osobom, których dane są przetwarzane, przysługują następujące prawa:

• prawo dostępu do danych – uzyskania informacji o przetwarzaniu danych osobowych oraz kopii tych danych,
• prawo do sprostowania danych – poprawienia danych nieprawidłowych lub uzupełnienia niekompletnych,
• prawo do usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym”) – w przypadkach przewidzianych w RODO,
• prawo do ograniczenia przetwarzania – np. gdy kwestionowana jest prawidłowość danych lub sprzeciwia się ich usunięciu,
• prawo do przenoszenia danych – otrzymania danych w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie oraz przekazania ich innemu administratorowi, gdy przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody lub umowy i w sposób zautomatyzowany,
• prawo sprzeciwu – wobec przetwarzania danych opartego na uzasadnionym interesie Administratora, w tym wobec działań marketingowych,
• prawo do wycofania zgody – w każdym czasie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na jej podstawie przed wycofaniem.

7.2. W celu skorzystania z powyższych praw można skontaktować się z Administratorem, korzystając z danych kontaktowych podanych w dokumentach umownych lub materiałach informacyjnych.

8. Prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego

8.1. Osoba, której dane dotyczą, ma prawo wnieść skargę do organu nadzorczego – Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych – jeśli uzna, że przetwarzanie jej danych narusza przepisy RODO lub inne obowiązujące regulacje.

9. Bezpieczeństwo danych osobowych

9.1. Administrator stosuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne zapewniające ochronę przetwarzanych danych osobowych, w szczególności:

• zabezpieczenia informatyczne (m.in. hasła, szyfrowanie, kontrola dostępu),
• procedury ograniczające dostęp do danych wyłącznie do osób upoważnionych,
• szkolenia dla personelu w zakresie ochrony danych osobowych,
• weryfikację podmiotów przetwarzających dane w imieniu Administratora.

9.2. Dane osobowe nie są poddawane zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji wywołującemu skutki prawne wobec osoby, której dane dotyczą, ani w podobny sposób istotnie na nią wpływają, chyba że zostanie to wyraźnie wskazane i dopuszczone przepisami prawa.

10. Pliki cookies i technologie podobne

10.1. Jeśli Spełnione Wakacje Travel udostępnia serwis internetowy lub inne kanały elektroniczne, mogą być stosowane pliki cookies oraz podobne technologie w celu:

• zapewnienia prawidłowego działania serwisu,
• analizy ruchu i statystyk odwiedzin,
• dostosowania treści i ofert do preferencji użytkowników,
• realizacji działań marketingowych.

10.2. Użytkownik może samodzielnie zarządzać ustawieniami cookies w przeglądarce internetowej, w tym je blokować lub usuwać. Ograniczenie stosowania cookies może wpłynąć na niektóre funkcjonalności serwisu.

10.3. Szczegółowe informacje o stosowanych plikach cookies mogą być przedstawione w odrębnej polityce cookies, jeśli jest udostępniana.

11. Zmiany Polityki Prywatności

11.1. Niniejsza Polityka Prywatności może być okresowo aktualizowana, w szczególności w przypadku zmian przepisów prawa, zmian w zakresie oferowanych usług turystycznych lub zmian sposobu przetwarzania danych.

11.2. Zaktualizowana wersja Polityki Prywatności będzie publikowana w sposób przyjęty przez Spełnione Wakacje Travel (np. w serwisie internetowym lub w dokumentach umownych). Zmiany obowiązują od momentu ich ogłoszenia, chyba że wyraźnie wskazano inny termin.

12. Kontakt w sprawach ochrony danych osobowych

12.1. W sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych, realizacji praw osób, których dane dotyczą, lub uzyskania dodatkowych informacji, można skontaktować się z Administratorem, korzystając z danych kontaktowych przekazanych przy zawieraniu umowy lub zamieszczonych w materiałach informacyjnych Spełnione Wakacje Travel.

12.2. Administrator może wyznaczyć osobę lub komórkę organizacyjną odpowiedzialną za kontakt w sprawach ochrony danych osobowych; informacje na ten temat będą udostępnione w odpowiednich kanałach komunikacji.